践行理念:积极营造“简单 务实 进取”的组织氛围
面对不断增长的分/子公司,如何有效的控制和防范各种风险,确保信息能有效、及时的传递,财务管理中心整合资源,从“新”出发,组建财务共享服务部,助力业务,创造价值。秉承着简单 务实 进取的理念,费用平台、EPOS现金存款平台、工程平台、运费平台、支付平台等应运而生, 另外实现了资金集中,核算集中、流程集中、人员集中、管理集中,使得财务人员结构得到优化,财务人员职能得到转变,使更多的财务精力支持到公司业务。
随着移动互联网时代大潮的来袭,信息技术的发展日新月异,商业规则的改变,商品价格信息透明化,服务的同质化,企业面临着新的商业模式及战略定位问题;面对不断增长的分/子公司,如何有效的控制和防范各种风险,确保信息能有效、及时的传递,财务管理中心整合资源,从新出发,组建财务共享服务部,助力业务,创造价值。
创新变革 积极探索 协同高效
面对管理困惑与问题,财务管理中心在营造“简单、务实、进取”组织氛围的过程中,提出财务结构及管理职能的变革,让能集中的更集中,分散更分散,将共同的重复的流程从个体中抽出,转移到一个财务共享服务部完成,使相关财务业务能更聚焦,业务财务的转型落地,助力业务,提升效率。
通过学习,并经过一段时间的规划与筹备,2013年12月份财务共享服务部成立,同年开启财务共享服务项目——福建分公司的实施与规划。成立初期,由于作业模式及作业流程的改变,任务的艰巨大家很不适应,对财务共享模式感到迷惑。在中心领导坚定信心及耐心的引导下,我们开展培训,每周组织各小组成员共同探讨,各抒己见。立而破,破而后立。在实践中,发现不足之处立即调整,一个作业模式、一个作业流程,往往要经过反复讨论,最终梳理了《共享服务业务开展操作手册》四个模块十五项标准流程;确定了一套适用于当下简单高效的工作流程。另外,财务管理中心今年8月颁布实施“外部单据信息传递流程”,并把分公司前期快递单据的方式统一调整为扫描传递的方式,简化流程,节约费用。
为了提高工作效率,在销售财务管理部、信息支持部、信息开发部与分公司同事共同协作下不断更新优化开发,很多高效的运用平台应运而生,如:费用平台、EPOS现金存款平台、工程平台、运费平台、支付平台等。EP0S存款平台运用,提升了直营清账效率,之前一个人只能清一家分公司的直营回款,到目前一个人能清三到四家分公司的直营回款。平台开发运用,财务核算标准和核算流程的统一,为实现了全国分子公司信息的统一加工与披露,信息的便捷获取提供支持。
目标明确 防范风险 创造价值
在实施过程中明确工作目的,讲求实效。使企业风险管理水平得到升级,例如:集团的政策制度执行方式是否到位;使下属分/子公司管理水平得到升级,例如:实现了资金集中,核算集中、流程集中、人员集中、管理集中;使得财务人员结构得到优化,财务人员职能得到转变,使更多的财务精力支持到公司业务。例如:业务财务开始参与分公司营运会议,实地考察店铺的经营情况,以可靠的数据分析为经营管理提出参考性建议;使财务管理成本得到降低,例如:2014年全年手续费同比下降4万元,外租办公室、外租宿舍的费用平均每月节约4.4万元,一年合计53万元,资金的占用同比13年减少400万元,分公司财务人员减编了61人。在公司的整体战略发展下,财务管理中心所有成员的不断摸索与进取中,截止2014年12月,全体伙伴们齐心协力下, 23家分公司纳入共享服务,顺利的完成预期的目标,为2014年画上一个圆满的句号。
删繁就简三秋树,标新立异二月花。我们不是简单地推行标准与流程,而是在满足业务需求的基础上将工作流程标准化,贯彻执行并且集思广益,博采众长,积极探索,将财务与业务完美融合,真正实现财务创造价值。千里之行,始于足下。在即将到来的2015年,财务管理中心将秉承“简单、务实、进取”行为准则一如既往的为企业创造更多的价值。