——渠道管理中心合同管理专员王桂英
渠道管理中心合同管理专员王桂英,在同事们的眼里她热爱工作,追求卓越,工作中无论续约评估、合同评估、合同归档审核都用心对待,认真细致完成每一天中的每一件工作,并承担各项合同管理工作,2015年更是带领团队完成2015年7—10月的全国渠道档案收集,建立完善的核心店铺管理档案室工作项目,她的用心和努力得到了每一位小伙伴们的认可。
2015年6月,为完善全国直联营分公司直联营终端门店合同及相关资料,确保品牌终端资料的完整性、统一性、严谨性,同时减少各个环节过程中人为因素造成的资料风险,进一步定义权责关系及集团对店铺的风险管控,王桂英义不容辞接下了该繁杂的工作并组织模块成员拟定关于分公司终端门店资料归档方案,组织合同模块的同事开展归档工作会议,将全国分公司按东、南、北三个区域进行分区,并根据如何归档、归档要求、归档方案整理撰写,同时三天内做出了单店合同归档案例并录制合同归档视频教程,以更清晰、全面的指引各分公司同事开展合同归档工作。
在她的统筹安排下,将全国各分公司店铺档案归档方案分为三个阶段进行,即全国各直联营分公司第一阶段合同由15-7-15至15-7-31完成,第二阶段至8月15日完成,第三阶段至9月15日完成,有了初步的规划,合同档案整合不再变得遥不可及;
为了更好的完成各项工作,王桂英又组织集团合同专员于2015-9-30前对分公司寄回资料进行复核及对合同资料装盒顺序及合同所缺资料进行登记,原集团所留档的资料进行匹配及录入及终端店铺资料汇总数据进行核对及更新。
为了能够准时、高质量、高准确度的完成资料的收集,对各分公司回寄合同严格按照集团合同档案归档标准进行装订、档案盒内备考表填写、档案盒侧贴都进行严格把关,档案盒内的资料一律按归档标准依次按顺序摆放,对分公司在整理过程过遇到、出现的归档问题及时反馈及处理,指导各分公司归档同事对归档问题及时沟通,保证其在整理过程中出现问题及时解决,使全国各直联营分公司在保证店铺资料归档在尽可能完整的情况下于9月15日前将三个阶段的合同全部寄回集团。
由于全国合同档案多、杂、乱、工作强度大资料的整理匹配都需要投入较高的精力,特别是新旧档案资料的匹配更需要认真、细致的工作态度,所以常常放弃中午以及周末个人休息时间进行新归档资料核对并与集团原有的旧资料进行匹配、核对、整理。
通过近三个月时间带领合同模块及其它协助同事完成全国24家直联营分公司约3000家直营店铺档案合同的准确归档,完善了集团渠道档案室的归建,并对所有资料进行了完整的数据汇总及整合,建立规范完善的集团核心店铺管理档案室。